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电子邮箱格式是什么教你如何写出规范的正式邮件

2019-07-24 18:56
        

  规范的电子邮箱格式是什么?电子邮箱现在已经相当普及,却仍有很多人在给政府部门、行业组织或者企业机构发送电子邮件时,会因为如何写出一封规范的正式邮件而困惑。

  设置电子邮箱地址尽可能以发信机构名称或者发信人姓名的字母拼写来命名,避免使用网名或者非正式的别名。当要命名的邮箱地址被占用,可以使用连字符或者下划线对邮箱地址进行差别化处理,不要使用多余的字母或者数字。

  有很多人在写电子邮件的时候会忽视邮件的主题,或者邮件的主题含糊不清,这样的邮件常常容易被忽略,甚至被视为是一封垃圾邮件。提炼邮件内容的重点关键词,用一句话准确的表达出邮件的主旨,这有助于对方判断邮件的优先级。

  在开头以致敬的语气写明称呼,是基本的邮件礼仪,一般的格式是对方的姓名加上职业,不了解职业的情况可以写先生/女士。最不可取的就是邮件一开头就直言不讳,会让阅读的人产生不愉快的感觉。

  没有人愿意对一封来路不明的邮件内容保持耐心,更不会产生信任。在称谓之后,就可以介绍自己,“我是某某公司的业务经理,我们公司主要是做某项业务……”。通过这样的介绍,首先让对方明白你是何人,当然对于比较熟悉的人,这一步可以省去或者以其他问候替代。表明自己身份之后,就可以直接讲明来意,并不需要太多的铺垫,简洁清晰的表述同样也是在尊重对方的时间。

  完成邮件的编辑之后,要检查邮件的内容和格式是否恰当,及添加的附件是否正确。关于邮件内容的语法表述或者字体格式,需要从阅读的角度进行审核,确保对方阅读顺畅,如果邮件添加了重要的附件内容,务必要记得在邮件正文中进行描述,提醒对方查看附件。使用163net邮箱关联“随心邮”后,直接在微信完成编辑并发送,移动办公更高效,更方便。

  按照以上5点规范电子邮箱格式,经过练习之后就可以快速的掌握如何规范书写正式邮件,而一封规范的电子邮件核心在于尊重对方、尊重自己。

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